Privacy policy2018-05-22T15:22:55+00:00

Privacy Policy

Kupers Reisinfo hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Kupers Reisinfo houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Dit brengt met zich mee dat wij:

  • Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy policy;
  • Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens en deze zullen respecteren.

Als Kupers Reisinfo zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover kunt u contact met ons opnemen.

Verwerking van persoonsgegevens van Klanten of leveranciers

Persoonsgegevens van klanten of leveranciers worden door Kupers Reisinfo verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Een juiste uitvoering van de geboekte reis. (A)
  • Administratieve doeleinden. (B)
  • Communicatie over de door u geboekte of aangevraagde reis. (C)

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • De boekingsovereenkomst;
  • Indien van toepassing een visumaanvraag

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Kupers Reisinfo de volgende persoonsgegevens van u vragen:

(A) (B) (C)
Voornaam of voornamen conform ID X X X
Volledige achternaam X X X
Adres X X
Telefoonnummer X X X
E-mailadres X X X
Geboortedatum X
Telefoonnummer thuisblijver(s) X
Origineel Paspoort of ID * Onderdeel:
Officiële namen X X
Nationaliteit X X
Documentnummer X X
Pasfoto X X
Geboorteplaats X X
Geldigheid X X
Kopie paspoort of ID ** X
Diëten of beperkingen die van invloed zijn op de te maken reis X
Reispreferenties X
Kenteken voertuig X
Polisnummer externe verzekeringen X
Bankgegevens X

*In enkele gevallen zal om het originele identiteitsbewijs worden gevraagd. Doel is het verkrijgen van een visum voor het reizen naar het land van de boekingsovereenkomst. Paspoorten worden aangetekend opgestuurd en worden na ontvangst van het visum direct geretourneerd.

**Het kan voorkomen dat wij om een kopie van het identiteitsbewijs vragen op verzoek van de aanbieder van vervoer, verblijf of een andere toeristische dienst. Een voorbeeld is het registreren van een paspoortnummer t.b.v. online incheck bij een airline of vooraf online inchecken bij een hotel.  We kopiëren uw Paspoort of ID kaart enkel met een paspoort of ID cover waardoor enkel de persoonsgegevens die benodigd zijn gebruikt worden. De kopie wordt direct na terugkomst vernietigd.

Bij een aantal reisovereenkomsten zal het dus nodig zijn bijzondere persoonsgegevens op te vragen en door te geven. Te denken valt aan visumaanvragen of het doorgeven van gezondheid gerelateerde zaken die van belang zijn voor een juiste uitvoering van de reis. We zullen deze gegevens enkel met de uitdrukkelijke toestemming van de reiziger opvragen en gebruiken.

Uw persoonsgegevens worden door Kupers Reisinfo in een beveiligd relatie-en boekhoudsysteem opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna voor 7 jaar voor een efficiëntere afhandeling van een toekomstige overeenkomst. Daarnaast worden de gegevens voor 7 jaar bewaard in de financiële administratie. Deze bewaartermijn geldt niet voor de kopie ID of paspoort. Deze worden direct na terugkomst verwijderd.

Verwerking van persoonsgegevens van Nieuwsbrief abonnees

Persoonsgegevens van Nieuwsbrief abonnees worden door Kupers Reisinfo verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Het informeren van de persoon d.m.v. reis gerelateerde nieuwsuitingen en reis gerelateerde aanbiedingen

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • Het inschrijving formulier Nieuwsbrief;
  • Aanmelding voor de vakantiebeurs of aanmelding voor bijeenkomsten over bestemmingen of specifieke reizen waarbij u expliciet aangeeft de nieuwsbrief te willen ontvangen

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Kupers Reisinfo de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam;
  • Tussenvoegsel;
  • Achternaam;
  • E-mailadres.

Uw persoonsgegevens worden door Kupers Reisinfo opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode tot u opdracht geeft tot uitschrijving. Deze mogelijkheid wordt u bij iedere verstuurde nieuwsbrief geboden.

Verwerking van persoonsgegevens van potentiele toekomstige klanten en/of geïnteresseerden

Persoonsgegevens van potentiele toekomstige klanten en/of geïnteresseerden worden door Kupers Reisinfo verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Informatieverstrekking in de vorm van gericht aanbod toegespitst op de wens.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • Mondelinge toestemming of toestemming per e-mail of contactformulier;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Kupers Reisinfo de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam;
  • Tussenvoegsel;
  • Achternaam;
  • Adres
  • Telefoonnummer;
  • E-mailadres.

Uw persoonsgegevens worden door Kupers Reisinfo opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode dat u gezien wordt als mogelijke klant. Bij het niet accepteren van het aanbod worden uw gegevens verwijderd.

Verwerking van persoonsgegevens van Medewerkers

Persoonsgegevens van Medewerkers worden door Kupers Reisinfo verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Uitvoering geven aan de arbeidsovereenkomst.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • De arbeidsovereenkomst.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Kupers Reisinfo de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam
  • Tussenvoegsel
  • Achternaam
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • Geboortedatum
  • Salarisgegevens
  • Kopie ID
  • BSN-nummer
  • Bankgegevens
  • Kopie relevante diploma’s en aantekeningen
  • Persoonlijke informatie enkel op verzoek van het UWV of bedrijfsarts

Uw persoonsgegevens worden door Kupers Reisinfo opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de periode van de arbeidsovereenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

  • Een correcte uitvoering van de reis. Deze derde partijen zijn aanbieders van vervoer, verblijf en overige toeristische diensten en reis gerelateerde diensten.
  • Het verzorgen van de (financiële) administratie als gevolg van de boekingsovereenkomst;
  • Het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

In beginsel geven wij geen persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Uitzondering op deze regel is dat dit gebeurt op uitdrukkelijk verzoek van de klant en noodzakelijk is voor een correcte uitvoering van de geboekte reis.

Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Buiten de EU

Als reisorganisatie dienen wij ook persoonsgegevens te verstrekken aan organisaties buiten de EU. Indien u een reis boekt met een bestemming buiten de EU dient u zich ervan bewust te zijn dat uw gegevens gedeeld worden met toeristische organisaties buiten de EU met als doel een correcte uitvoering van de reisovereenkomst. Enkel de minimaal benodigde persoonsgegevens t.b.v. een correcte uitvoering van de reis zullen aan deze partij verstrekt worden.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

Kupers Reisinfo bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Gedetailleerde informatie hierover kunt u terugvinden in bovenstaande paragrafen met de titel “verwerking persoonsgegevens”.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

  • Alle personen die namens Kupers Reisinfo van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • We hanteren een (dubbel) gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • Zonder het daarvoor ontwikkelde boekhoud en relatieprogramma zijn uw persoonsgegevens onleesbaar;
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten. De back-ups worden in een beveiligde omgeving bewaard.
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!

Contactgegevens

Kupers Reisinfo
Kelvinstraat 1
6003 DH WEERT
privacy@kupers.nl